Cum să comunici eficient cu clienții în timpul vacanței?

Acest punct mi-a fost adus acasă după o conversație cu o prietenă despre o experiență pe care a avut-o cu contabilul ei. După ce a primit o scrisoare îngrijorătoare de la HMRC, care a fost plină de erori și a cerut plăți pe care le făcuse deja, ea a căutat ajutorul contabilului ei pentru o liniștire atât de necesară. În ciuda faptului că avea un acord permanent de 125 de lire sterline plus TVA lunar cu firma de contabilitate, cererea ei de asistență, trimisă la jumătatea lunii iulie, a primit un răspuns automat care indică că echipa se afla într-o vacanță școlară și va răspunde în câteva zile. Între timp, factura ei obișnuită a sosit fără greșeală. Au trecut șase zile lucrătoare până când ea a primit o scurtă actualizare, „ne uităm la asta”, și apoi tăcere. Două săptămâni mai târziu, fără alte informații, ea a contactat din nou doar pentru a primi un alt mesaj automat care arăta că biroul se va redeschide pe 30 august - o așteptare totală de șase săptămâni fără rezoluție. În consecință, prietenul meu este acum în căutarea unui nou contabil.

Sfaturi de comunicare pentru afaceri în timpul vacanței

1 Avertizați în avans

Dacă v-ați planificat vacanța cu mult timp înainte sau ați decis doar recent să plecați, este esențial să vă informați echipa cât mai curând posibil. Așteptarea până în ultimul moment pentru a anunța o vacanță de două săptămâni poate crea un stres și o povară inutilă asupra colegilor tăi, care vor trebui să-ți gestioneze sarcinile în absența ta. Timpul de pregătire adecvat este esențial pentru toți cei implicați, nu în ultimul rând pentru cei care preiau muncă suplimentară pentru a asigura continuitatea afacerii.

Este recomandabil să-ți anunți colegii cu cel puțin o lună înainte de plecare, mai ales dacă joci un rol important în organizația ta. Pentru a evita orice neglijență, setați mementouri pentru a vă actualiza echipa în săptămânile și zilele premergătoare vacanței dvs., ajutând la asigurarea unei tranziții fără probleme și pentru a preveni orice surprize neașteptate.

2 Delegați locuri de muncă și sarcini

Asigurați-vă că fiecare detaliu este acoperit cu meticulozitate. Faceți pregătiri complete pentru orice scenariu, obligație sau problemă potențială care ar putea apărea. Luați inițiativa de a selecta colegii, îndrumându-i să-și asume anumite roluri și investiți timp în pregătirea lor cuprinzătoare cu privire la sarcinile pe care le încredințați. Dacă cineva intervine pentru interacțiunile cu clienții dvs., dotați-i cu toate informațiile necesare despre cerințele și așteptările unice ale fiecărui client. Dacă o altă persoană gestionează temporar un proiect pe care îl conduceți, oferiți-i o listă de verificare exhaustivă a obiectivelor restante.

Creați un ghid cuprinzător care detaliază locațiile fișierelor esențiale, contactele pentru diferite proiecte și procedurile pentru gestionarea situațiilor de urgență. Scopul este de a evita un val de întrebări urgente care vă perturbă liniștea în timpul vacanței. Adoptarea unei abordări prudente asigură că responsabilitățile tale sunt în mâini de încredere, permițându-ți liniște sufletească.

3 Pregătiți canalele de comunicare în avans

Dacă nu puteți opri comunicarea cu clienții în timpul vacanței, asigurați-vă că puteți primi oriunde scrisorile și documentele necesare. Acum există chiar și un FAX de pe iPhone: aplicație de fax, care poate înlocui un fax. Acest fax online poate fi procesat, primit și trimis liber de pe un smartphone. Dacă aveți o aplicație de fax și un iPhone, aveți tot ce aveți nevoie pentru a lucra cu documente. În mod similar cu acest exemplu, ar trebui să luați în considerare un plan de comunicare cu alte tipuri de comunicări cu clienții.

4 Construiește un plan de revenire la muncă

Revenirea la birou după un timp liber poate fi adesea descurajantă. Este posibil să fii întâmpinat de o avalanșă de e-mailuri necitite, mesaje vocale, notificări, actualizări, provocări și întrebări urgente.

Pentru a reveni mai ușor în fluxul de lucru, este înțelept să stabiliți o strategie pentru ceea ce vă așteaptă după pauză. Luați în considerare organizarea unei sesiuni de debrief cu câțiva membri ai echipei pentru a fi la curent cu evenimentele semnificative din timpul absenței dumneavoastră. Prioritizează organizarea căsuței de e-mail pentru a se concentra mai întâi pe cele mai importante e-mailuri. Menținerea unei comunicări transparente și deschise cu echipa dvs. este crucială, permițându-vă să înțelegeți în detaliu evoluțiile și progresele înregistrate în proiecte sau responsabilități de care ați fost departe.

5 Configurați mesageria vocală în afara biroului

Asigurați-vă că fiecare bază este acoperită și pregătiți-vă temeinic pentru toate scenariile, sarcinile sau crizele imaginabile. Interacționează-te cu colegii, delegându-le sarcini specifice și oferind instruire cuprinzătoare cu privire la sarcinile pe care le încredințezi. Dacă cineva vă va reprezenta în întâlnirile cu clienții, oferiți-i un briefing detaliat despre cerințele și preferințele unice ale clienților. În cazul în care un alt coleg se ocupă de un anumit proiect în absența dvs., furnizați-i o listă exhaustivă de activități care detaliază fiecare sarcină care trebuie finalizată.

Creați un ghid cuprinzător care detaliază unde se află fișierele importante, punctele de contact pentru diverse proiecte și procedurile pentru gestionarea situațiilor de urgență. Scopul este de a evita un val de e-mailuri urgente care vă întrerup relaxarea pe plajă. Este mai înțelept să greșești din partea prudenței, asigurându-te că proiectele tale sunt în mâini pricepute înainte de a pleca.

Concluzie

Informarea clienților în prealabil cu privire la indisponibilitatea dumneavoastră este o practică prudentă. Când sunt plecat în vacanță, de exemplu, clienții mei obișnuiți sunt deja conștienți că nu vor putea programa nicio sesiune de coaching în acea perioadă. Am setat un răspuns automat prin e-mail pentru a confirma mesajele primite, specificând datele la care voi pleca de la birou. Pentru cei care au întrebări urgente, răspunsul include un număr de contact. Mesajele trimise la acest număr îmi vor primi mesaje text și mă angajez să răspund în termen de 24 de ore.