Convențiile, sub formă de expoziții comerciale, pot fi una dintre cele mai timpurii forme de capitalism. De când oamenii au început să facă comerț între ei, a apărut nevoia de a ne aduna, de a face schimb de idei și de a găsi noi modalități de a prezenta produse, servicii sau idei. În lumea de astăzi, convențiile sunt afaceri mari. Încă din zilele biblice, oamenii au înțeles că a vinde un produs înseamnă mai mult decât pur și simplu a avea un produs bun, acesta trebuie, de asemenea, să fie prezentat bine și într-o manieră accesibilă. O greșeală majoră a unor convenții și târguri comerciale este aceea de a aglomera sala sau de a o face atât de zgomotoasă încât oamenii pur și simplu nu se mai gândesc. Delegații nu numai că participă la partea expozițională a convenției, numită acum sala de expoziție, dar își folosesc adesea banii convenției ca o modalitate de a transforma o călătorie de afaceri într-o semi-vacanță. De fapt, acum nu este neobișnuit ca delegații convenției să aducă membrii familiei împreună cu ideea de a amesteca afacerile cu plăcerea.
Din perspectiva industriei turismului și a călătoriilor, convențiile oferă un impuls economic major comunității gazdă. Cei care lucrează la convenții sau participă la ele au nevoie de o mulțime de servicii, de la hoteluri la electricieni, de la restaurante bune la transport. În plus, expozanții pot avea nevoie de servicii de transport de marfă, de coordonatori interni și de personal de service pentru a înființa și defalca expozițiile. În lumea de astăzi, convențiile au nevoie, de asemenea, de multă siguranță nu numai pentru a preveni orice furt, ci și pentru a-i proteja atât pe cei care expun la convenție, cât și pe cei care participă la ea.
Pentru a asigura convențiile și pentru a profita la maximum de afacerea dvs. de convenții, Tourism & More vă oferă următoarele idei și sugestii:
– Stabiliți dacă orașul/localitatea dvs. este adecvată pentru o convenție.
Ce face localul tău special? Ce tipuri de convenții ar funcționa bine pentru comunitatea dvs.? Ce tipuri de convenții ar putea să nu se potrivească cu sociologia comunității tale?
– Aflați cine este concurența dvs. și ce oferă.
Dacă susțineți că locația dvs. este situată central, atunci determinați ce oferă locația respectivă care este special și cum diferă de alte locații. Realitatea este că toate comunitățile sunt situate central în relație cu alt loc. Ce face locația ta specială? Cât de bune sunt arterele dvs. de transport și cât de cooperante sunt forțele locale de aplicare a legii în a ajuta călătorii nevoiași? Amintiți-vă că aproape fiecare oraș susține că oferă ospitalitate de modă veche și că oamenii lui sunt speciali. Majoritatea planificatorilor de întâlniri interpretează aceste declarații ca însemnând că comunitatea ta nu are nimic special de oferit.
– Nu căuta convenții mai mari (sau mai mici) decât poate suporta orașul tău.
De multe ori comunitățile nu se gândesc la logistica unei convenții. Dacă doriți să atrageți o convenție, asigurați-vă că știți ce tipuri de hoteluri oferiți, cât de aproape sunt restaurantele de centrul de convenții și ce servicii are un centru de convenții. De exemplu, este centrul dvs. de convenții echipat cu un centru de comunicații, oferă linii telefonice terestre în plus față de accesul la telefonul mobil sau atât delegații, cât și ceilalți trebuie să depindă total de telefoanele mobile? Cât de bine deservesc taxiurile și Ubers centrul de convenții?
– Nu promite niciodată unei potențiale convenții ceea ce nu poți oferi.
Amintiți-le celor care caută o afacere convențională pentru comunitatea dvs. să se asigure că ceea ce promit este real și realizabil. Planificatorii de întâlniri știu prea bine cum să separe ofertele sincere de escrocii. Pune întotdeauna cel mai bun picior înainte și pune un zâmbet pe buze. Realitatea este că s-ar putea să nu știi niciodată ce vă va câștiga (sau vă va pierde) afacerea unei convenții. Tratează fiecare persoană ca și cum aceasta ar fi convenția care va face sau distruge comunitatea ta.
– Dacă centrul dvs. de convenții este aproape de un cartier mai puțin sigur, dezvoltați un plan de siguranță cu departamentul local de poliție.
Este nevoie de un singur incident bine mediatizat pentru a distruge reputația unui oraș de convenții. Lucrați cu atenție cu departamentul local de poliție, astfel încât securitatea să fie asigurată în timp util și politicos. Într-un mod similar, faceți tot ce este posibil pentru a spori frumusețea peisagistică și a mediului din cartierul centrului de convenții. Amintiți-vă că accesul la aeroport și cartierul din jurul centrului dvs. de convenții este cel care face cea mai mare impresie vizitatorilor dvs.
– Dezvoltați un grup de afaceri locale, servicii și cetățeni care sunt dispuși să vă transforme comunitatea într-o comunitate convențională.
Amintiți-vă că convențiile vă fac bani atunci când delegații părăsesc centrul de convenții și patronează restaurantele și alte afaceri din comunitate. Dacă comunitatea dumneavoastră are un serviciu slab pentru clienți sau pur și simplu nu este prietenoasă cu turismul, atunci participanții vor vorbi mai prost despre dumneavoastră decât despre convenția în sine. Cu cât delegații se bucură mai mult de comunitatea dvs., cu atât sunt mai multe șanse să se întoarcă ca vizitatori de agrement sau să o recomande familiei și prietenilor lor, precum și planificatorilor de întâlniri.
– Încurajați membrii comunității locale de afaceri să ofere albine libere congreserilor.
În special într-o economie provocatoare, freebees sunt o sursă bună de publicitate și permit proprietarilor de afaceri locale să interacționeze cu clienți noi și potențiali. Adesea, locuitorii din afara orașului vor oferi tipul de feedback pe care localnicii nu le oferă niciodată. Încurajați expozanții convenției să folosească culori și modele simple, dar atrăgătoare, pentru a atrage oamenii la standurile lor și, dacă spectacolul necesită discuții personale, atunci asigurați-vă că standurile au suficient personal în el în orice moment. Regulile de bază ale serviciului pentru clienți sunt și mai necesare atunci când comunitatea dvs. găzduiește o convenție. Astfel, faceți centrul dvs. de convenții rentabil. De exemplu, planificatorii de întâlniri își vor aminti faptul că ați oferit mese gratuite, iar congresanții vor fi mulțumiți dacă oferiți acces gratuit la computer.
– Furnizați liste de activități, restaurante și atracții înainte, în timpul și după o convenție.
Convențiile sunt șansa comunității tale de a se arăta. Amintiți-vă că toată lumea de la expoziție poate fi un vizitator și este o sursă potențială pentru venituri viitoare.
Autorul, Dr. Peter E. Tarlow, este președinte și co-fondator al World Tourism Network și conduce Turism mai sigur programul.
